Comment organiser efficacement ses documents administratifs pour les TPE, PME et entrepreneurs ?

Sabrina GOMES
23 mars
2 min de lecture

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Gérer ses documents administratifs peut rapidement devenir un casse-tête si l’on ne s’organise pas correctement. Une bonne organisation vous permet de gagner du temps, d’éviter les pertes et de faciliter vos démarches. Voici quelques conseils pour optimiser la gestion de vos documents administratifs.

1. Trier et catégoriser

Commencez par rassembler tous vos documents et triez-les en grandes catégories :

Identité et statuts juridiques : Kbis, SIRET, statuts de l’entreprise
Comptabilité et finances : factures clients/fournisseurs, relevés bancaires, bilans comptables
Contrats et obligations légales : contrats de travail, assurances, baux commerciaux
Fiscalité : déclarations fiscales, avis d’imposition, TVA
Ressources humaines : bulletins de salaire, registres du personnel, formations

2. Choisir le bon support de rangement

Deux solutions s’offrent à vous :

Classement physique : utilisez des chemises, classeurs ou boîtes étiquetées.
Classement numérique : scannez et stockez vos documents sur un cloud sécurisé ou un disque dur externe.

3. Mettre en place une routine

Fixez un moment chaque mois pour ranger vos nouveaux documents et archiver les plus anciens. Un document non classé est un document perdu !

4. Éliminer les documents inutiles

Conservez uniquement ce qui est nécessaire et respectez les durées légales de conservation. Détruisez les anciens documents confidentiels pour éviter tout risque de fraude.

5. Utiliser des outils numériques

Des applications de gestion documentaire permettent de scanner, classer et retrouver vos documents en un clic. Optez pour une solution sécurisée pour protéger vos informations.

6.Externaliser la gestion des documents administratifs

L'externalisation de la gestion de vos documents administratifs peut être une solution idéale pour alléger votre charge de travail. En confiant cette tâche à un prestataire spécialisé, vous bénéficiez d’un système de classement efficace, sécurisé et toujours à jour, sans avoir à vous soucier de la gestion interne. Cela vous permet de vous concentrer sur le cœur de votre activité tout en étant assuré que vos documents sont bien organisés et facilement accessibles.